Tekst: Kari Gjertrud Dølgaard             Foto: Gerd Altmann/Pixabay

 

NB: Fra 27. mai er den såkalte "koronaloven" opphevet. Dermed er det ikke mulighet for å bruke digitale årsmøter/generalforsamlinger frem til endringer i eierseksjonsloven og borettslagsloven kommer. Les mer om dette her!

 

Fra 7. mai blir det mulig å møtes inntil 20 personer som holder én meters avstand til hverandre, og overholder vanlige smittevernsregler, samt å arrangere samlinger på offentlig sted på inntil 50 personer.

Forutsetningen for en samling på inntil 50 personer er at det skal være mulig å holde en meters avstand til andre personer på arrangementet, samt at det må være en ansvarlig arrangør som sørger for at smittevernregler overholdes.

Hvis forsamlingen overskrider 20 personer, men ikke er større enn 50 personer, kan styret kan ta rollen som ansvarlig arrangør, og leie et egnet lokale til dette formålet.

Slik kan dere gå frem:

Fysisk møte

Består møtet av inntil 20 beboere, er det ikke et krav at det skal være en ansvarlig arrangør, eller at det skal avholdes i et offentlig lokale. Det skal derimot holdes en avstand til andre på én meter, og man må være påpasselig med hygiene og håndvask, altså normale smittevernregler. 

For møter med inntil 50 personer er det pålagt å ha en ansvarlig arrangør, og møtet må avholdes i et offentlig lokale. Styret må også ha kontroll på hvem som er til stede og forsikre seg om at syke ikke deltar. 

- Dersom styret leier et konferanselokale der utleier utfører oppgaver i forbindelse med arrangeringen av årsmøtet, er det naturlig at det er utleier av lokalet som står som arrangør og er ansvarlig for at kravene til smittevern overholdes, sier advokat Annita Magnussen i Huseierne.

Dette vil dermed gi flere sameier og borettslag anledning til å holde årsmøter ansikt til ansikt.

I tillegg ble det i en pressemelding fra regjeringen den 2. mai opplyst om at det foreslås å innføre teknologinøytrale løsninger for årsmøter og generalforsamlinger, samt at fristen i 2020 for å avholde disse forlenges til den 31. oktober.

Høringsfristen for forslagene er satt til den 8. mai kl. 18.

Den mulige utsatte fristen for årsmøter og generalforsamlinger vil bare gjelde for 2020. Derimot foreslår regjeringen at permanente lovregler skal innføres for å gjøre borettslagsloven, boligbyggelagsloven og eierseksjonsloven teknologinøytrale.

Hvis dette innføres, vil det overlates til styret å bestemme hvordan årsmøter skal gjennomføres, med eller uten fysisk oppmøte.

Det er også foreslått nye regler som skal likestille papirbasert og elektronisk kommunikasjon, slik at borettslagene og sameiene selv kan bestemme om informasjon til beboerne skal sendes elektronisk eller per post.

Delvis fysisk eller heldigitalt møte

Dersom man har en ansvarlig arrangør, avholder møtet på et offentlig sted, og ikke overstiger 50 personer, vil møtet kunne avholdes som normalt.

Dersom det er flere enn 50 beboere, bør man vurdere om man kan kombinere fysisk møte for de medlemmene som har minst digital kompetanse først og fremst, og invitere medlemmer med mest digital kompetanse til en digital deltakelse for å unngå å overskride antallet tillatte ved møtet.

- Så lenge man sørger for at alle har en mulighet til å delta i behandlingen av sakene så kan man avholde et årsmøte ved hjelp av elektroniske hjelpemidler eller på annen egnet måte, sier advokaten.

Styret må legge til rette for mulige alternativer, og ikke minst sørge for at digitale deltakere blir gjort kjent med eventuelle innsigelser og forslag som kommer underveis i møtene, samt legge til rette for at medlemmene kan komme med kommentarer eller innsigelser og be om protokolltilførsel.

Den midlertidige forskriften, gir i § 3 adgang til å holde årsmøte og generalforsamling uten fysisk oppmøte.

Styret kan beslutte å holde årsmøte og generalforsamling uten fysisk oppmøte, herunder ved bruk av digitale møteapplikasjoner, telefon- eller videomøte eller på annen betryggende måte.

- Forskriften gir en mulighet til å fravike lovens krav om fysisk møte, men den innebærer ikke noe påbud om å gjøre dette, påpeker Magnussen.

For gjennomføring av slikt årsmøte eller generalforsamling gjelder følgende:

• Samtlige seksjons- eller andelseiere skal gis mulighet til å delta i behandlingen av sakene. Styret kan fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelsen og stemmegivning, herunder tillate bruk av forhåndsstemme uten at det er vedtektsfestet.
• Forretningsfører, revisor og eventuell daglig leder skal gis mulighet til å uttale seg om aktuelle saker.
• Styreleder, eller annen møteleder som årsmøtet eller generalforsamlingen velger, skal sørge for at det føres protokoll i henhold til eierseksjonsloven § 53, burettslagslova § 7-9 og bustadbyggjelagslova § 5-17.

- I tillegg har departementet presisert i forskriften at også forhåndsstemmer til årsmøte og generalforsamling kan aksepteres. Det legger til rette for at flere kan delta og styrker dermed beboerdemokratiet, understreker advokaten.

Møte er pålagt

Det må avholdes en form for møte, hvor beboerne kan komme med spørsmål og kommentarer. En ren skriftlig behandling, uten mulighet til å komme med kommentarer, endringsforslag eller protokolltilførsler vil antakelig ikke kunne anses som et møte.

- Et årsmøte eller generalforsamling som gjennomføres bare med forhåndsstemmer er etter Huseiernes mening ikke tilstrekkelig. Selv om forhåndsstemmer kan tillates, så bør ikke dette gjelde alle beboerne i sameiet eller borettslaget uten at det gjennomføres et slags møte, fortsetter Magnussen.

I forslaget til endringer i eierseksjons- og borettslagsloven ser det ut som om det legges opp til at slike digitale møter skal gå gjennom profesjonelle digitale plattformer som enkelte aktører har opprettet.

Kravene til møtene vil være at styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring
og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte er oppfylt. 

Systemene må videre sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere deltakeren.

- Dette er det ikke så lett å få til gjennom for eksempel et Skype-møte.  I vårt høringssvar prøver vi å få klarhet i dette, understreker Magnussen.

Fullmakt

Alle boligeiere har mulighet til å la seg representere i møtet ved fullmektig, noe som er hjemlet i eksisterende lovgivning.  I borettslag kan man være fullmektig for én, i eierseksjonssameier har man ikke samme begrensning. Styret må derfor holde oversikt over disse.

Ta bare de ordinære sakene

Dersom møtet skal- eller vurderes helt- eller delvis gjennomført elektronisk, anbefaler advokaten at det bare tas beslutninger i de ordinære årsmøtesakene som årsregnskap, årsmelding, styrehonorar, valg og eventuelt nødvendig vedlikehold.

- Samtidig bør man også sette en dato for et ekstraordinært møte senere for å følge opp andre saker når restriksjonene oppheves, presiserer hun.

Som nevnt innledningsvis kan forslaget om å utsette fristen for avholdelse av årsmøter og generalforsamlinger for 2020 bli satt til 31. oktober.

De opprinnelige kravene i lovene

Forskriften som åpner for å avholde årsmøter på andre måter enn ved et fysisk møte gjaldt først frem til den 27. april. Stortinget har imidlertid vedtatt at forskriften forlenges til 27. mai, og vil gjelde så lenge den midlertidige lov av 27. mars 2020 nr. 17 gjelder, eller til 31. oktober hvis forslaget til Departementet går gjennom.

Når det ikke lenger er behov for denne forskriften, vil de opprinnelige kravene igjen være gjeldende:

Eierseksjonsloven, burettslagslova og bustadbyggjelagslova krever at møtene holdes ved fysisk oppmøte. Dette kan bli endret til at borettslagsloven, boligbyggelagsloven og eierseksjonsloven blir teknologinøytrale. Da vil det overlates til styret å bestemme hvordan årsmøter skal gjennomføres.

Lovene sier at årsmøtet og generalforsamlingen skal behandle og (eventuelt) godkjenne regnskap for foregående kalenderår.

Senest én måned etter at regnskapet er fastsatt, skal det sendes inn til Regnskapsregisteret.

Det følger av regnskapsloven at dersom regnskapet ikke er sendt inn til Regnskapsregisteret innen 1. august, skal den regnskapspliktige betale forsinkelsesgebyr.

Eierseksjonsloven, burettslagslova og bustadbyggjelagslova krever også at møteprotokoller og annet skal undertegnes skriftlig. I forslaget som er på høring nå, foreslås det å innføre valgfri elektronisk signatur.

Viktige punkter for et helt- eller delvis digitalt årsmøte:

• Sett agenda for årsmøtet eller generalforsamlingen
• Sett opp en saksliste med saker og verv det skal stemmes over.
• Velg tidsrom
• Innkall til årsmøte. Sørg for at dere har en oversikt over medlemmer med navn, e-post og telefonnummer
• Gi medlemmene informasjon om det er mulig å ta opp andre saker på dette møtet eller ikke. Sett dato for et eventuelt ekstraordinært årsmøte.
• Styret må sørge for at alle har mulighet til å delta
• Send ut innkalling på SMS med elektronisk lenke til møtet.
• Før liste over hvem som deltar på årsmøtet, og hvem som deltar med fullmakt eller forhåndsstemmer
• Diskuter og stem
• Skriv protokoll underveis som signeres på vanlig måte eller ved e-signatur