Av: Carsten Henrik Pihl

Styret i et sameie eller borettslag er ansvarlig for den økonomiske driften. Det vil si at man har inntekter nok for å drive forsvarlig, har penger til å betale fellesgjeld og for eksempel vedlikehold.

Det er styret som setter opp budsjettet, og i og med at regnskapsåret går fra 1. januar, er det viktig at styret har full kontroll på økonomien. Derfor er det viktig å starte prosessen nå i høst.

Budsjettet presenteres for generalforsamling/årsmøte til våren, så beboerne får stilt spørsmål til dette.

En ekstra utfordring for 2024 er rentene og strømprisene - som gjør at mange kanskje må gå over både utgifts- og inntektssiden veldig nøye. Både renteøkning og økning i strømpriser, er god grunn for å vurdere økning i fellesutgiftene. Se også lenger ned!

Mange sameier og borettslag har forretningsførere som hjelper til med budsjettprosessen. Men likevel er det viktig at styret engasjerer seg i økonomien - og budsjettprosessen. Til syvende og sist er det styret som er ansvarlig.

Finn frem regnskapene for i fjor og til nå i år for å ha et utgangspunkt i budsjettarbeidet.

NB: Tipsene i saken under passer også godt for styrer i veilag, hyttevel mm. Budsjettet er neppe like stort, men prinsippene akkurat de samme!

Hva får dere av inntekter neste år?

Sett opp en oversikt over inntektene neste år. I et sameie eller borettslag er det få muligheter for å øke inntektene. Der er det stort sett felleskostnadene (husleien) fra beboerne som er inntekten. Hvordan de kan endres kan du lese lenger ned.

Noen sameier og borettslag leier også ut næringslokaler, for eksempel i første etasje. Der vil det være kontraktene som angir når og hvor mye leien kan endres.

Hva kan gjøres med utgiftene

Et styre vil ha flere muligheter til å forbedre økonomien på utgiftssiden. Gå grundig i gjennom store avtaler som forsikring, forretningsførsel og vaktmestertjenester. Det er lurt å sjekke priser på dette med jevne mellomrom, for å se om det går an å kutte kostnader.

Noen avtaler er ofte inngått for lengre perioder, dette kan for eksempel være kontrakter for måking av fellesområdene.

Går kontrakten ut neste år? Da vil det antakelig komme en prisøkning. Dette må inn i budsjettet. Eller dere må belage dere på å forhandle en ny kontrakt.

Tips: Se faktaboks for de vanligste utgiftspostene dere må huske på!

Husk vedlikeholdsplan

Videre er det veldig viktig at dere som styre vet at det er penger nok til å gjøre vedlikehold. Både det som trengs neste år, men også at det settes av penger for større oppgaver som kommer.

Mange sameier og borettslag mangler en skikkelig vedlikeholdsplan. Dette er lurt å sette opp, sammen med et budsjett for hva man trenger av penger for å gjennomføre større løft.

Kom det vedtak på årets årsmøte som er viktig å ta høyde for? For eksempel at lekeområdet på fellesarealene skal oppdateres?

Medlemsfordel: Huseierne har laget en vedlikeholdsplan som kan bestilles. Da vil en takstmann gå gjennom sameiet og borettslaget og sette opp en status for hvordan det står til, en enkel vedlikeholdsplan og et budsjett for hvordan dere skal få gjort vedlikeholdet.

Sett i allefall av penger til å gjennomføre en slik gjennomgang neste år!

LES MER: Du finner detaljer om vedlikeholdsplanen for sameier og borettslag her! 

Husk at det alltid er bedre å budsjettere med litt for mye utgifter enn litt for lite! Plutselig skjer det noe som gjør at man må bruke mer penger. 

Hvem bestemmer over budsjettet?

Det er i utgangspunktet styret som har ansvaret for budsjettet og budsjettprosessen:

-Loven har ingen krav til budsjett i det hele tatt, men er jo en forutsetning for å drive forsvarlig, kommenterer Annita Magnussen.

Men pass på, for det kan være at vedtektene sier noe om budsjettet:

-Vedtektene kan derimot ha regler om at budsjett skal legges frem og vedtas av årsmøtet, og da må man forholde seg til det, sier advokaten.

Hun påpeker at et et budsjett vedtatt av et årsmøte/generalforsamling  likevel ikke er helt bindende for styret. Det kan økes underveis hvis det er behov for det, uten at årsmøtet må tas med i den vurderingen.

Dette også så lenge vedtektene ikke sier noe annet. Har ikke sameiet eller borettslaget regler om at budsjettet skal godkjennes av årsmøtet, trenger man bare legge det frem til informasjon.

I sameier er det også slik at et vedtak om å sette av penger til fremtidig vedlikehold må besluttes av årsmøtet.

Når årsmøtet har besluttet dette, er det styret som kan fastsette hvor stort beløpet skal være. I borettslag vil styret kunne ta beslutning om vedlikeholdskonto.

Når kan husleien endres?

Ofte økes ikke felleskostnadene (i sameiet) og husleien (i borettslag) før etter årsmøte/generalforsamling. Da går boligselskapet glipp av en del måneder med økt husleie. Derfor er det viktig at styret gjør budsjettarbeidet for 2024 nå i høst.

Husk at det alltid er en prisstigning i samfunnet.

Det betyr at alt annet likt, bør felleskostnader/husleie også øke hvert år.

Dette betyr at økonomien bør balansere. Det er ikke krav til svulmende overskudd, men får man overskudd så er det vanlig at det avsetts til fremtidige fond, for eksempel vedlikeholdsfond

Hvis styret ser at det ikke vil være penger innenfor dagens felleskostnader/husleie til å dekke de løpende utgiftene, kan styret øke fellesutgiftene nå.

- Sameiet er forpliktet til å betale regningene sine, og seksjonseierne er forpliktet til å betale sin andel av dette. Hvis de faste regningene øker, har styret myndighet til å øke fellesutgiftene til det som er nødvendig for å dekke utgiftene. Det bør gis en måneds varsel, forteller advokat Annita Magnussen i Huseierne.

 

EKSPERT: Annita Magnussen  er advokat i Huseierne og rådgir styrer i sameier og borettslag.

Hun peker også på at det kan oppstå et nødvendig vedlikehold som ikke er forventet. Også da kan styret øke fellesutgiftene for å få dekket inn dette, eller de kan kreve ekstra innbetalinger fra hver seksjonseier eller de kan ta opp lån på sameiets vegne for å dekke vedlikeholdskostnadene.

Men:

- Hvis det er tid til det, anbefaler vi at store nødvendige kostnader tas opp med årsmøtet/generalforsamlingen, forteller Annita Magnussen.

Styret må sjekke at det ikke er bestemmelser i vedtektene som begrenser styrets myndighet, peker advokaten på.

 

 

Saken er oppdatert i oktober 2023 med informasjon for 2024 og utdyping av ansvaret for budsjettet og om det må gjennomgås av årsmøte/generalforsamling.