«Internkontroll» - du skal være en rimelig ihuga regelrytter om du kjenner pulsen øke av iver når du leser dette ordet. Det er synd, særlig hvis du sitter i styret i et borettslag eller sameie. Da må du nemlig forholde deg til det.
- Mange får litt skrekken når jeg kommer med ordet «internkontroll» - de tror det er noe fryktelig komplisert og byråkratisk, og mange kjenner ikke engang til det. Derfor er det så viktig å forklare folk hva som egentlig ligger bak – og hvorfor det er så viktig.
Det sier Geir Engebraaten, som er kursansvarlig i Huseiernes Landsforbund og blant annet kurser styrer i sameier og borettslag om hva man må vite når man sitter i et styre. Internkontroll er et viktig punkt i hans foredrag.
- Det er fordi styret har et enormt ansvar. Jeg synes synd på de som har ulykker i sitt sameie eller borettslag uten å ha hatt rutiner for internkontroll. De kan bli holdt ansvarlig og risikerer store bøter eller fengsling, sier Engebraaten.
Gå og sjekk
Regelen om internkontroll kom i 2009, og gjelder for alle virksomheter i Norge. Kommunaldepartementet har avklart at boligselskaper skal ha internkontrollsystem. På nettsiden Regelhjelp.no, en nettside som skal gjøre det lettere å finne frem i regelverket for virksomheter, defineres «internkontroll» slik: «systematiske tiltak som skal sikre at virksomheten planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav.»
Kursansvarlig Geir Engebraaten. - Oversatt til normalt språk betyr internkontroll i borettslag og sameier jevnlig sjekk av ulike områder som styret i boligselskapet har ansvar for: Lekeapparatene på lekeplassen, bakgården, oppgangene, fellesområdene og så videre. Og i praksis er det faktisk så enkelt som at man tar seg en runde, har med seg et skjema og krysser av. Hva er i orden? Hva må fikses? Hvilke tiltak må settes inn? Jeg har et utrolig praktisk tips til hvordan styrene kan få gjort dette: Begynn alle styremøtene i bakgården. Så tar dere en felles runde på fellesområdene, før dere til slutt ender opp der resten av møtet skal holdes, til kaffe og kringle. Slik kan dere sikre at dere får sjekket i praksis, sier Engebraaten.
Nettbaserte internkontrollsystemer
Akkurat hvilke ting man skal sjekke på denne typen kontroll-runder finnes ikke i internkontrollforskriften. Det er fordi internkontrollen skal tilpasses den enkelte virksomhet og de lovene som berører den. I et sameie eller borettslag er det mange ulike lovverk som skal etterleves: Lov om brannvern, lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr, produktkontrolloven, arbeidsmiljøloven og forurensningsloven, for å nevne noen – alle med tilhørende forskrifter.
- Styret må bruke noen kroner på å kjøpe et internkontrollsystem. Et slikt system er lagt opp for å dekke alle relevante områder som må kontrolleres, sier Engebraaten. Det finnes ulike systemer, men Engebraaten anbefaler de nettbaserte, abonnementsbaserte, som oppdateres ved lovendringer.
- Det har vist seg at dette er de enkleste for folk – vi ser at det er vanskelig for styrene selv å holde oversikt over regler og lover til enhver tid, derfor er det en fordel å ha et abonnement som gjør dette for dem, sier Engebraaten.
Det er ikke slik at alle punktene i en internkontroll nødvendigvis er ferdig kontrollert med en runde på fellesområdene, men man er på god vei.
- Det er også en rekke andre krav, styret skal for eksempel vite om det finnes folk i borettslaget eller sameiet med spesielle behov som må tas hensyn til ved brann og ulykker, og de skal etterse at folk på dugnad får oppgaver som er forsvarlige for dem å utføre – men svært mange punkter får man altså sjekket ved å ta seg en runde i og utenfor blokka, sier Engebraaten.
Huseiernes Landsforbund har en samarbeidsavtale som gir gode rabatter hos Boligstyret.no, som blant annet tilbyr et solid nettbasert internkontrollsystem.
Riktig bruk
Selv om boligmassen og uteområdene skulle være i orden vil jevnlige kontroller også avsløre om bruken er gal.
- En klassiker er branndører i kjeller og på loft som blir stående åpne: Folk glemmer å lukke dem når de skal bære inn og ut ting, og så blir beboerne vant til at de er åpne og til slutt tenker ikke folk mer over det. Dersom man finner dette gjentatte ganger må det utløse tiltak, som for eksempel at man gir beskjed til beboerne om å lukke branndørene. Men slike ting finner du ikke like lett ut om du sitter i et møterom og spiser kringle og drikker kaffe hele styremøtet, sier Engebraaten.
Selv om internkontrollen er fullt overkommelig for et styre å gjennomføre selv, er det også mulig å sette bort oppgaven til et kontrollselskap, vaktmester eller andre.
- Dersom ansvaret tynger styret er dette en god løsning. Den dårligste er i hvert fall å unnlate å forholde seg til ansvaret – og det er det dessverre fortsatt altfor mange styrer som gjør, sier Engebraaten. raa@huseierne.no
